Documentación fiscal básica que debe guardar un autónomo
Última revisión: 15 de septiembre de 2026
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El Reglamento de facturación obliga a conservar las facturas recibidas y las copias o matrices de las facturas expedidas, junto con otros documentos relacionados con tu actividad. Puedes conservarlos en formato electrónico si garantizas su autenticidad, integridad, legibilidad y el acceso de la Administración.
Como referencia práctica, conservar la documentación básica del negocio durante seis años cubre el plazo mercantil general, aunque el plazo fiscal de comprobación es de cuatro años y algunos documentos o situaciones concretas pueden exigir plazos distintos.
Qué documentos exige conservar el Reglamento de facturación
Los artículos 19, 20 y 21 del Reglamento de facturación regulan la obligación de conservación. En lo esencial, un autónomo con actividad ordinaria debe conservar:
- Las facturas recibidas.
- Las copias o matrices de las facturas expedidas, incluidas las que corresponden a la numeración correlativa que explicamos en nuestra guía sobre numeración de facturas.
- Otros documentos relacionados con las operaciones que el artículo 19 prevé conservar en supuestos concretos.
¿Puedo conservar la documentación solo en formato electrónico?
Sí, pero no basta con escanear los papeles sin más. La conservación electrónica exige garantizar, de forma simple:
- Autenticidad del origen del documento.
- Integridad de su contenido.
- Legibilidad del documento.
- Acceso de la Administración a los documentos cuando lo requiera.
Cumpliendo estas condiciones, puedes prescindir de los documentos en papel y organizar tu archivo digitalmente.
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación?
Conviven dos plazos distintos que conviene no confundir:
- 4 años: plazo fiscal general de prescripción del derecho de la Administración a comprobar y liquidar (art. 66 de la Ley General Tributaria).
- 6 años: obligación mercantil general de conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes (art. 30 del Código de Comercio).
Como criterio organizativo prudente para la documentación básica del negocio, conservarla seis años cubre el plazo mercantil general, sin perjuicio de que determinados documentos o situaciones puedan exigir plazos distintos.
Tickets y justificantes: qué puedes esperar de ellos
Conserva cualquier justificante, pero no des por hecho que un ticket o factura simplificada permite por sí solo todas las deducciones fiscales. Cuando necesites acreditar una operación, especialmente para deducir IVA, es preferible disponer de una factura con los datos fiscales necesarios. Puedes ver qué datos hacen falta en cada caso en nuestras guías sobre datos obligatorios de la factura y sobre factura completa vs. simplificada.
Si todavía no te has dado de alta o quieres repasar cómo funcionan tus impuestos, consulta también nuestras guías sobre cómo darte de alta como autónomo y sobre IVA e IRPF para autónomos. Si quieres saber qué gastos puedes desgravar o qué modelos te corresponde presentar y cuándo, tenemos guías específicas sobre gastos deducibles para autónomos y sobre el calendario fiscal del autónomo en 2026.
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Dudas habituales sobre documentación fiscal
¿Basta con escanear mis facturas en papel?
No necesariamente. La conservación electrónica exige garantizar la autenticidad, la integridad, la legibilidad y el acceso de la Administración a los documentos, no solo digitalizarlos.
¿Tengo que guardar la documentación 4 o 6 años?
El plazo fiscal general de comprobación es de 4 años (art. 66 LGT) y la obligación mercantil general es de 6 años (art. 30 del Código de Comercio). Como criterio prudente, conservar la documentación básica 6 años cubre ambos plazos, sin perjuicio de que algún documento o situación concreta exija un plazo distinto.
¿Un ticket de compra es siempre gasto deducible?
No necesariamente, sobre todo a efectos de deducir el IVA. Consulta nuestra guía sobre factura completa vs. simplificada para ver qué datos hacen falta.
¿Qué facturas debo conservar, las que emito o las que recibo?
Ambas: las facturas recibidas y las copias o matrices de las facturas que tú mismo expides.
Fuentes oficiales
- BOE — Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (arts. 19, 20 y 21, conservación de facturas): boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696
- BOE — Ley 58/2003, General Tributaria (art. 66, prescripción): boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2003-23186
- BOE — Código de Comercio (art. 30, conservación de documentación mercantil): boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1885-6627